Revisión del Manual

Control documental

1. Información general del cargo

Nombre del cargo

Código cargo

Jefe inmediato

Proceso

Área

Nivel

Estado

Objetivo del cargo

Horario

Salario / referencia

Tipo de contrato

Turno

Centro de costo

Modalidad de trabajo

Medio / condiciones de trabajo

Herramientas de trabajo

Descripción de tareas / información complementaria

Observaciones técnicas / Resolución 1843

2. Requisitos para ocupar el cargo

Una línea = un ítem. La información se sincroniza con la ficha maestra.

3. Responsabilidades

Propias del cargo

Custodiar y manejar adecuadamente los recursos económicos recibidos durante el desarrollo de sus funciones, garantizando su seguridad e integridad.
Responder por la exactitud de las operaciones de caja, asegurando que los valores recibidos, facturados y registrados correspondan entre sí.
Responder por los arqueos y cierres de caja, garantizando la correcta verificación de los valores físicos frente a los registros del sistema.
Garantizar la correcta aplicación de precios, descuentos y promociones autorizados por la empresa y la marca representada.
Responder por la correcta elaboración de facturas, recibos de caja y demás documentos relacionados con las operaciones bajo su responsabilidad.
Garantizar que los pagos sean debidamente verificados y confirmados antes de registrar una operación como efectivamente cancelada.
Responder por la custodia, organización y conservación de los soportes correspondientes a las operaciones de caja.
Reportar de manera inmediata cualquier faltante, sobrante, diferencia, error o inconsistencia identificada en las operaciones de caja.
Prevenir y reportar oportunamente posibles fraudes, operaciones sospechosas o irregularidades relacionadas con los procesos de pago, facturación o recaudo.
Garantizar la confidencialidad de la información financiera, comercial y personal de clientes, proveedores y de la empresa.
Velar por el adecuado uso y conservación de los equipos, sistemas, datáfonos y herramientas asignados para el desarrollo de sus funciones.
Cumplir estrictamente las políticas, procedimientos, controles internos y lineamientos establecidos por la organización.
Mantener una conducta ética, responsable, transparente y diligente en el manejo de los recursos y en la atención a los clientes.
Informar oportunamente al jefe inmediato sobre cualquier situación que represente un riesgo financiero, administrativo, comercial o reputacional para la organización.
Participar y cumplir con las capacitaciones y entrenamientos relacionados con el cargo, especialmente aquellos relacionados con manejo de caja, medios de pago, facturación, servicio al cliente y prevención del fraude.
Contribuir al adecuado funcionamiento del punto de venta, cumpliendo de manera oportuna, eficiente y responsable las funciones asignadas.

Seguridad y Salud en el Trabajo

Procurar el cuidado integral de su salud y seguridad durante el desarrollo de sus actividades.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud en las evaluaciones médicas ocupacionales.
Cumplir las normas, procedimientos, estándares e instrucciones establecidas en el SG-SST.
Reportar oportunamente peligros, actos y condiciones inseguras, y de manera inmediata una vez presentados incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Participar en inducciones, reinducciones, capacitaciones, entrenamientos y demás actividades programadas en SST.
Utilizar correctamente los elementos de protección personal, equipos, herramientas y dispositivos de seguridad asignados.
Asistir a las evaluaciones médicas ocupacionales y cumplir las recomendaciones y restricciones médico-laborales que le sean aplicables.
Participar en los programas de vigilancia epidemiológica, promoción de la salud, prevención de riesgos y preparación ante emergencias.
Realizar las actividades de acuerdo con los procedimientos de trabajo seguro y abstenerse de ejecutar tareas para las cuales no esté autorizado o capacitado.
Colaborar con las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo y contribuir al cumplimiento y mejora del SG-SST.

Gestión ambiental

Cumplir la política, procedimientos, instrucciones y controles ambientales establecidos por la organización.
Hacer uso racional y eficiente del agua, energía, papel, combustibles, materias primas y demás recursos utilizados en sus actividades.
Separar y disponer correctamente los residuos de acuerdo con los lineamientos establecidos por la organización.
Evitar prácticas que puedan generar contaminación del suelo, agua, aire o afectación de los recursos naturales.
Reportar oportunamente derrames, fugas, desperdicios, emisiones, vertimientos, daños ambientales o condiciones que puedan afectar el ambiente.
Cumplir los controles establecidos para el almacenamiento, manipulación y disposición de sustancias, materiales y residuos.
Participar en capacitaciones, campañas y actividades de sensibilización y educación ambiental.
Participar en simulacros y aplicar los procedimientos definidos para la atención de emergencias ambientales.
Cuidar las instalaciones, equipos y recursos suministrados para evitar consumos innecesarios, pérdidas o generación excesiva de residuos.
Participar en las acciones de mejora ambiental y contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas ambientales de la organización.

Calidad

Cumplir la política, los procedimientos, instructivos, estándares y demás requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
Ejecutar las actividades asignadas de acuerdo con los procedimientos y criterios establecidos para garantizar la calidad del producto o servicio.
Conocer y cumplir los requisitos del cliente y demás requisitos aplicables a las actividades bajo su responsabilidad.
Verificar la calidad de las actividades, productos, servicios o resultados generados antes de su entrega o liberación, cuando corresponda.
Diligenciar y conservar correctamente los registros, formatos y evidencias requeridas por el Sistema de Gestión de Calidad.
Reportar oportunamente errores, desviaciones, incumplimientos, productos o servicios no conformes identificados durante el desarrollo de sus actividades.
Participar en la identificación de riesgos, oportunidades y acciones de mejora relacionadas con su trabajo.
Participar en capacitaciones, auditorías, actividades de mejora y demás acciones programadas dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
Utilizar adecuadamente los equipos, herramientas, sistemas e información necesarios para garantizar la conformidad de los productos y servicios.
Contribuir al cumplimiento de los objetivos de calidad, la satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos de la organización.

4. Consolidado editable de requisitos, habilidades, capacitaciones y EPPQuitar = deseleccionar del cargo · Agregar = seleccionar del catálogo o crear uno nuevo

Requisitos mentales / cognitivos

Atención sostenida

Concentración

Manejo de presión

Orientación al detalle

Requisitos físicos

Sedestación prolongada

Destreza manual fina

Requisitos técnicos

Facturación

Gestión documental de soportes

Manejo de caja y arqueos

Validación de medios de pago

Manejo de sistemas de caja y datáfonos

Habilidades blandas

Responsabilidad

Organización

Autocontrol

Comunicación asertiva

Orientación al servicio

Habilidades duras

Facturación

Gestión documental de soportes

Manejo de caja y arqueos

Manejo de sistemas de caja y datáfonos

Validación de medios de pago

Capacitaciones requeridas en SST

Prevención de factores de riesgo biomecánicos

Prevención de factores de riesgo físicos

Inducción y reinducción SG-SST

Prevención del riesgo biomecánico y pausas activas

Inducción y reinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo

Identificación de peligros y gestión de riesgos

Preparación y respuesta ante emergencias

Prevención de factores de riesgo psicosocial

Prevención de la violencia y violencia basada en género

Prevención de accidentes de trabajo

Prevención de enfermedades laborales

Reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras

Prevención del acoso laboral

Promoción de estilos de vida y trabajo saludables

Gestión ambiental y manejo responsable de residuos

Prevención de factores de riesgo eléctricos

Prevención de factores de riesgo locativos

Prevención de riesgos en actividades de limpieza y desinfección

Manejo seguro de productos químicos

Manejo seguro de residuos

Señalización y aislamiento de áreas de trabajo

Capacitaciones para el desarrollo de funciones

Manejo de caja, facturación, arqueos y cierres

Gestión documental y custodia de soportes

Prevención de fraude y validación segura de medios de pago

Servicio y atención al cliente

Actualización en procedimientos de caja y medios de pago

EPP requeridos para el cargo

No requiere EPP específico registrado

Esta vista es consolidada. No muestra F1, F2, etc. Los cambios se sincronizan con la ficha maestra. Al agregar un requisito, habilidad o capacitación desde aquí se aplica al cargo completo.

5. Funciones / tareasSelección sugerida automáticamente según la función y el cargo. Puedes cambiarla manualmente con los botones.

1.

Frecuencia

Exposición

2.

Frecuencia

Exposición

3.

Frecuencia

Exposición

4.

Frecuencia

Exposición

5.

Frecuencia

Exposición

6.

Frecuencia

Exposición

7.

Frecuencia

Exposición

8.

Frecuencia

Exposición

9.

Frecuencia

Exposición

10.

Frecuencia

Exposición

11.

Frecuencia

Exposición

12.

Frecuencia

Exposición

13.

Frecuencia

Exposición

14.

Frecuencia

Exposición

15.

Frecuencia

Exposición

16.

Frecuencia

Exposición

17.

Frecuencia

Exposición

18.

Frecuencia

Exposición

19.

Frecuencia

Exposición

20.

Frecuencia

Exposición

21.

Frecuencia

Exposición

22.

Frecuencia

Exposición

23.

Frecuencia

Exposición

6. Peligros y controles — consolidado del cargo

Peligros asociados al cargo

Biomecánico · Movimiento repetitivo: Movimientos repetitivos de segmentos corporales.

Biomecánico · Postura — Prolongada: Postura sostenida por periodos prolongados.

Condiciones de seguridad · Eléctrico — Baja tensión: Exposición a instalaciones/equipos de baja tensión.

Condiciones de seguridad · Locativo — Orden y aseo: Condiciones de orden y aseo.

Condiciones de seguridad · Públicos — Asaltos: Exposición a asaltos.

Condiciones de seguridad · Públicos — Robos: Exposición a robos.

Fenómenos naturales · Sismo: Movimiento sísmico.

Fenómenos naturales · Terremoto: Evento sísmico de alta magnitud.

Psicosocial · Condiciones de la tarea — Carga mental: Exigencias cognitivas y de atención.

Controles en la fuente

Retirar o reemplazar equipos, mobiliario o elementos defectuosos que puedan generar riesgo. Retirar o reemplazar equipos o accesorios defectuosos antes de su uso. Retirar o reemplazar herramientas, equipos o componentes defectuosos antes de intervenir.

Controles en el medioNo registra

Controles administrativosNo registra

Medidas en el trabajador

Cumplir los procedimientos de trabajo establecidos, aplicar las medidas de prevención definidas para la actividad y reportar oportunamente condiciones que puedan afectar su seguridad o la de otras personas.

Los peligros se muestran una sola vez aunque estén asociados a varias funciones.

7. Profesiograma — editable

Examen	Preocupacional	Periódico	Retiro	Cambio ocupación	Post incapacidad	Periodicidad
Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular						meses
Optometría						meses

8. Medidas preventivas — consolidado por tipo de control

Fuente:

Medio:

Administrativas:

Trabajador:

Se consolidan sin duplicados. Los EPP se administran en el bloque de EPP para evitar repetir información.

9. Autoridad para

Facultades y decisiones autorizadas

10. Rendición de cuentas — matriz editable

Información / compromiso	Frecuencia	Rinde cuentas a	Medio
Presentar diariamente los arqueos y cierres de caja, junto con los soportes correspondientes.
Entregar y organizar los soportes de las transacciones realizadas, incluyendo facturas, recibos de caja, comprobantes de pago, consignaciones y demás documentos requeridos.
Reportar de manera inmediata cualquier faltante, sobrante, diferencia, error o inconsistencia identificada en caja.
Informar sobre las transferencias y pagos recibidos, garantizando que estos hayan sido previamente confirmados por el Área de Contabilidad.
Responder por la correcta aplicación de precios, descuentos, promociones y condiciones comerciales autorizadas.
Informar y justificar oportunamente cualquier anulación, devolución, modificación o corrección realizada sobre las operaciones de facturación, cuando corresponda y cuente con la respectiva autorización.
Presentar los informes o reportes relacionados con las operaciones de caja que sean solicitados por la administración, contabilidad o jefe inmediato.
Atender las revisiones, auditorías y verificaciones internas relacionadas con el manejo de caja, proporcionando la información y documentación requerida.
Informar oportunamente cualquier situación que pueda representar un riesgo financiero, operativo, administrativo o de fraude para la organización.
Responder por la información, documentos, recursos y elementos que se encuentren bajo su custodia, de acuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas al cargo.
Informar oportunamente al jefe inmediato y/o responsable del SG-SST sobre peligros, actos y condiciones inseguras, incidentes, accidentes y novedades de salud o seguridad relacionadas con el desarrollo de sus funciones.
Rendir cuentas sobre el cumplimiento de las medidas de prevencion, controles de SST, uso de EPP cuando aplique y compromisos derivados de inspecciones, capacitaciones, investigaciones o acciones de mejora asignadas.

11. Párrafo antes de firmas / constancia

Texto de constancia de divulgación y conocimiento

12. Firmas y responsables

Puedes incluir o quitar firmantes por rol. La firma digital puede autorizarse de forma independiente desde los permisos del enlace externo. Si marcas Replicar en todos los manuales, esa firma se usará para el mismo rol en los manuales actuales y futuros de esta razón social.

Elaboró

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Revisó

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobó / Representante legal

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobación jefe inmediato

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Trabajador

En el PDF aparecerán Nombre, Cédula y Fecha. Si no hay trabajador asignado, estos espacios quedarán en blanco para diligenciar a mano.

Firma digital

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