Revisión del Manual

Control documental

1. Información general del cargo

Nombre del cargo

Código cargo

Jefe inmediato

Proceso

Área

Nivel

Estado

Objetivo del cargo

Horario

Salario / referencia

Tipo de contrato

Turno

Centro de costo

Modalidad de trabajo

Medio / condiciones de trabajo

Herramientas de trabajo

Descripción de tareas / información complementaria

Observaciones técnicas / Resolución 1843

2. Requisitos para ocupar el cargo

Una línea = un ítem. La información se sincroniza con la ficha maestra.

3. Responsabilidades

Propias del cargo

Garantizar que el contenido publicado cumpla con la identidad visual, el tono de comunicación, los valores y los lineamientos corporativos de cada marca.
Cumplir oportunamente el calendario editorial y el cronograma de publicaciones, eventos, campanas y entregables asignados.
Mantener activas, actualizadas y correctamente administradas las redes sociales y demás plataformas digitales bajo su responsabilidad.
Asegurar una atención ágil, respetuosa y efectiva de los mensajes y comentarios recibidos, protegiendo la reputación de la empresa y favoreciendo la generación de oportunidades comerciales.
Realizar un seguimiento organizado y constante de los prospectos, documentando su origen, estado, gestión realizada y resultado comercial.
Registrar de manera clara, completa y verificable las ventas atribuibles a su gestión, conforme a las políticas comerciales y al esquema de comisiones vigente.
Garantizar la calidad técnica, comunicativa y creativa del material producido durante eventos, campanas, transmisiones y demás actividades institucionales o comerciales.
Mantener el banco de contenido organizado, respaldado, actualizado y disponible para el uso autorizado de las diferentes marcas y puntos de venta.
Presentar informes semanales y mensuales sobre publicaciones realizadas, crecimiento de las comunidades, alcance, interacción, prospectos generados, seguimiento comercial, conversiones y ventas.
Proponer periódicamente campanas, contenidos, formatos y tendencias que contribuyan al posicionamiento de las marcas y al cumplimiento de los objetivos comerciales.
Generar contenido de manera permanente que atraiga ventas de los convenios B2B de la empresa.
Manejar responsablemente las cuentas, contrasenas, bases de datos, información de clientes y demás recursos digitales a los que tenga acceso, garantizando su confidencialidad y uso autorizado.

Seguridad y Salud en el Trabajo

Procurar el cuidado integral de su salud y seguridad durante el desarrollo de sus actividades.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud en las evaluaciones médicas ocupacionales.
Cumplir las normas, procedimientos, estándares e instrucciones establecidas en el SG-SST.
Reportar oportunamente peligros, actos y condiciones inseguras, y de manera inmediata una vez presentados incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Participar en inducciones, reinducciones, capacitaciones, entrenamientos y demás actividades programadas en SST.
Utilizar correctamente los elementos de protección personal, equipos, herramientas y dispositivos de seguridad cuando sean asignados.
Asistir a las evaluaciones médicas ocupacionales y cumplir las recomendaciones y restricciones médico-laborales que le sean aplicables.
Participar en los programas de vigilancia epidemiológica, promoción de la salud, prevención de riesgos y preparación ante emergencias.
Realizar las actividades de acuerdo con los procedimientos de trabajo seguro y abstenerse de ejecutar tareas para las cuales no esté autorizado o capacitado.
Colaborar con las investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo y contribuir al cumplimiento y mejora del SG-SST.

Gestión ambiental

Cumplir la política, procedimientos, instrucciones y controles ambientales establecidos por la organización.
Hacer uso racional y eficiente del agua, energía, papel, combustibles, materias primas y demás recursos utilizados en sus actividades.
Separar y disponer correctamente los residuos de acuerdo con los lineamientos establecidos por la organización.
Evitar prácticas que puedan generar contaminación del suelo, agua, aire o afectación de los recursos naturales.
Reportar oportunamente derrames, fugas, desperdicios, emisiones, vertimientos, daños ambientales o condiciones que puedan afectar el ambiente.
Cumplir los controles establecidos para el almacenamiento, manipulación y disposición de sustancias, materiales y residuos.
Participar en capacitaciones, campañas y actividades de sensibilización y educación ambiental.
Participar en simulacros y aplicar los procedimientos definidos para la atención de emergencias ambientales.
Cuidar las instalaciones, equipos y recursos suministrados para evitar consumos innecesarios, pérdidas o generación excesiva de residuos.
Participar en las acciones de mejora ambiental y contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas ambientales de la organización.

Calidad

Cumplir la política, los procedimientos, instructivos, estándares y demás requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
Ejecutar las actividades asignadas de acuerdo con los procedimientos y criterios establecidos para garantizar la calidad del producto o servicio.
Conocer y cumplir los requisitos del cliente y demás requisitos aplicables a las actividades bajo su responsabilidad.
Verificar la calidad de las actividades, productos, servicios o resultados generados antes de su entrega o liberación, cuando corresponda.
Diligenciar y conservar correctamente los registros, formatos y evidencias requeridas por el Sistema de Gestión de Calidad.
Reportar oportunamente errores, desviaciones, incumplimientos, productos o servicios no conformes identificados durante el desarrollo de sus actividades.
Participar en la identificación de riesgos, oportunidades y acciones de mejora relacionadas con su trabajo.
Participar en capacitaciones, auditorías, actividades de mejora y demás acciones programadas dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
Utilizar adecuadamente los equipos, herramientas, sistemas e información necesarios para garantizar la conformidad de los productos y servicios.
Contribuir al cumplimiento de los objetivos de calidad, la satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos de la organización.

4. Consolidado editable de requisitos, habilidades, capacitaciones y EPPQuitar = deseleccionar del cargo · Agregar = seleccionar del catálogo o crear uno nuevo

Requisitos mentales / cognitivos

Atención sostenida

Manejo de presión

Comunicación efectiva

Análisis y solución de problemas

Orientación al detalle

Toma de decisiones

Concentración

Memoria de trabajo

Pensamiento analítico

Creatividad

Planificación

Aprendizaje continuo

Requisitos físicos

Sedestación prolongada

Destreza manual fina

Bipedestación ocasional

Bipedestación prolongada

Movilidad de miembros superiores

Coordinación ojo-mano

Requisitos técnicos

Gestión de clientes por canales digitales

Protocolos de atención digital

Clasificación y seguimiento de prospectos

Gestión de bases de datos

Conocimiento del portafolio de productos y servicios

Técnicas de venta y negociación

Gestión de credenciales y accesos digitales

Manejo de Meta Business Suite

Copias de seguridad y respaldo de información

Gestión de archivos digitales

Elaboración de informes

Interpretación de indicadores digitales

Gestión de calendario editorial

Planeación de contenido digital

Benchmarking digital

Investigación de tendencias digitales

Manejo de cámara y equipos audiovisuales

Transmisiones en vivo

Habilidades blandas

Adaptabilidad

Comunicación asertiva

Orientación al servicio

Organización

Proactividad

Habilidades duras

Manejo de CRM

Administración de redes sociales

Analítica digital

Gestión de campañas digitales

Producción audiovisual

Capacitaciones requeridas en SST

Prevención de factores de riesgo biomecánicos

Prevención de factores de riesgo físicos

Inducción y reinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo

Identificación de peligros y gestión de riesgos

Preparación y respuesta ante emergencias

Prevención de factores de riesgo psicosocial

Prevención de la violencia y violencia basada en género

Prevención de accidentes de trabajo

Prevención de enfermedades laborales

Reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras

Prevención del acoso laboral

Promoción de estilos de vida y trabajo saludables

Gestión ambiental y manejo responsable de residuos

Prevención de factores de riesgo locativos

Prevención de factores de riesgo eléctricos

Prevención de caídas al mismo nivel

Prevención del riesgo biomecánico

Capacitaciones para el desarrollo de funciones

Protección de datos personales

Atención y servicio al cliente

Manejo de clientes difíciles

Manejo de CRM y bases de datos

Prevención de fraude

Técnicas de ventas y negociación

Manejo seguro de redes sociales corporativas

Seguridad de la información

Gestión documental digital

Analítica de redes sociales

Indicadores de marketing digital

Gestión del tiempo

Planeación de contenidos y campañas

Actualización en tendencias y herramientas digitales

Marketing digital

Manejo seguro de equipos audiovisuales

EPP requeridos para el cargo

No requiere EPP específico registrado

Esta vista es consolidada. No muestra F1, F2, etc. Los cambios se sincronizan con la ficha maestra. Al agregar un requisito, habilidad o capacitación desde aquí se aplica al cargo completo.

5. Funciones / tareasSelección sugerida automáticamente según la función y el cargo. Puedes cambiarla manualmente con los botones.

1.

Frecuencia

Exposición

2.

Frecuencia

Exposición

3.

Frecuencia

Exposición

4.

Frecuencia

Exposición

5.

Frecuencia

Exposición

6.

Frecuencia

Exposición

7.

Frecuencia

Exposición

8.

Frecuencia

Exposición

9.

Frecuencia

Exposición

6. Peligros y controles — consolidado del cargo

Peligros asociados al cargo

Biomecánico · Manipulación manual de cargas: Levantamiento, transporte, empuje o arrastre manual.

Biomecánico · Movimiento repetitivo: Movimientos repetitivos de segmentos corporales.

Biomecánico · Postura — Prolongada: Postura sostenida por periodos prolongados.

Condiciones de seguridad · Eléctrico — Baja tensión: Exposición a instalaciones/equipos de baja tensión.

Condiciones de seguridad · Locativo — Orden y aseo: Condiciones de orden y aseo.

Fenómenos naturales · Precipitaciones: Exposición a precipitaciones.

Fenómenos naturales · Sismo: Movimiento sísmico.

Fenómenos naturales · Terremoto: Evento sísmico de alta magnitud.

Psicosocial · Condiciones de la tarea — Carga mental: Exigencias cognitivas y de atención.

Psicosocial · Condiciones de la tarea — Demandas emocionales: Exigencias emocionales derivadas del trabajo.

Controles en la fuente

Retirar o reemplazar herramientas, equipos o componentes defectuosos antes de intervenir. Retirar o reemplazar equipos o accesorios defectuosos antes de su uso.

Controles en el medioNo registra

Controles administrativosNo registra

Medidas en el trabajador

Cumplir los procedimientos de trabajo establecidos, aplicar las medidas de prevención definidas para la actividad y reportar oportunamente condiciones que puedan afectar su seguridad o la de otras personas.

Los peligros se muestran una sola vez aunque estén asociados a varias funciones.

7. Profesiograma — editable

Examen	Preocupacional	Periódico	Retiro	Cambio ocupación	Post incapacidad	Periodicidad
Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular						meses
Optometría						meses

8. Medidas preventivas — consolidado por tipo de control

Fuente:

Medio:

Administrativas:

Trabajador:

Se consolidan sin duplicados. Los EPP se administran en el bloque de EPP para evitar repetir información.

9. Autoridad para

Facultades y decisiones autorizadas

Planear y proponer contenidos, campanas, formatos y calendarios editoriales, de acuerdo con los lineamientos de la empresa.
Administrar las redes sociales y herramientas digitales asignadas, incluyendo la publicación, programación y seguimiento de contenidos previamente autorizados.
Responder mensajes y comentarios, brindar información comercial y gestionar prospectos conforme a los protocolos establecidos.
Solicitar información, recursos y apoyo a las áreas o puntos de venta para producir contenidos y ejecutar campanas.
Recomendar acciones de mejora y apoyar el cierre de ventas, sin autorizar descuentos, promociones, compromisos comerciales o publicaciones sensibles sin aprobación del responsable correspondiente.
Suspender temporalmente una actividad cuando identifique una condicion de riesgo inminente para su seguridad o la de otras personas e informar de inmediato al jefe responsable.
Solicitar controles, recursos, apoyo o correcciones de seguridad y salud en el trabajo cuando identifique peligros o condiciones que puedan afectar la ejecucion segura de sus funciones.

10. Rendición de cuentas — matriz editable

Información / compromiso	Frecuencia	Rinde cuentas a	Medio
Presentar informes semanales y mensuales sobre contenidos publicados, resultados en redes sociales, prospectos generados y ventas atribuibles.
Mantener actualizados el calendario editorial, el banco de contenido y la base de datos de prospectos, incluyendo las evidencias de la gestión realizada.
Reportar el seguimiento de cada prospecto, las oportunidades comerciales, las conversiones y los soportes necesarios para validar las comisiones.
Informar oportunamente cualquier incumplimiento, dificultad operativa, queja o situación que pueda afectar la imagen corporativa o los resultados comerciales.
Participar en las reuniones de seguimiento, sustentar los resultados obtenidos y proponer acciones de mejora para alcanzar las metas establecidas.
Informar oportunamente al jefe inmediato y/o responsable del SG-SST sobre peligros, actos y condiciones inseguras, incidentes, accidentes y novedades de salud o seguridad relacionadas con el desarrollo de sus funciones.
Rendir cuentas sobre el cumplimiento de las medidas de prevencion, controles de SST, uso de EPP cuando aplique y compromisos derivados de inspecciones, capacitaciones, investigaciones o acciones de mejora asignadas.

11. Párrafo antes de firmas / constancia

Texto de constancia de divulgación y conocimiento

12. Firmas y responsables

Puedes incluir o quitar firmantes por rol. La firma digital puede autorizarse de forma independiente desde los permisos del enlace externo. Si marcas Replicar en todos los manuales, esa firma se usará para el mismo rol en los manuales actuales y futuros de esta razón social.

Elaboró

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Revisó

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobó / Representante legal

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobación jefe inmediato

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Trabajador

En el PDF aparecerán Nombre, Cédula y Fecha. Si no hay trabajador asignado, estos espacios quedarán en blanco para diligenciar a mano.

Firma digital

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