Revisión del Manual

Control documental

1. Información general del cargo

Nombre del cargo

Código cargo

Jefe inmediato

Proceso

Área

Nivel

Estado

Objetivo del cargo

Horario

Salario / referencia

Tipo de contrato

Turno

Centro de costo

Modalidad de trabajo

Medio / condiciones de trabajo

Herramientas de trabajo

Descripción de tareas / información complementaria

Observaciones técnicas / Resolución 1843

2. Requisitos para ocupar el cargo

Una línea = un ítem. La información se sincroniza con la ficha maestra.

3. Responsabilidades

Propias del cargo

Seguridad y Salud en el Trabajo

Procurar el cuidado integral de su salud y cumplir las normas, procedimientos, estándares e instrucciones del SG-SST.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y asistir a las evaluaciones médicas ocupacionales que correspondan.
Reportar oportunamente peligros, actos y condiciones inseguras, y de manera inmediata una vez presentados incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Participar en capacitaciones, actividades de promoción y prevención, vigilancia epidemiológica, simulacros y demás actividades del SG-SST.
Cumplir y hacer cumplir las medidas de prevención y control aplicables al proceso y al personal bajo su responsabilidad.
Participar en la identificación de peligros, evaluación de riesgos y definición e implementación de controles en su proceso.
Verificar que el personal a cargo conozca los riesgos de sus actividades y utilice correctamente los elementos de protección personal y demás controles establecidos.
Facilitar la participación del personal a cargo en capacitaciones, evaluaciones médicas ocupacionales y demás actividades del SG-SST.
Implementar y hacer seguimiento a las recomendaciones o restricciones médico-laborales oficialmente comunicadas, garantizando la confidencialidad de la información de salud.
Participar en investigaciones, hacer seguimiento a las acciones de mejora de su proceso y rendir cuentas sobre las responsabilidades de SST asignadas.

Gestión ambiental

Cumplir y promover el cumplimiento de la política, procedimientos y controles ambientales establecidos por la organización.
Hacer uso eficiente del agua, energía, materias primas y demás recursos utilizados en las actividades bajo su responsabilidad.
Garantizar la adecuada separación, almacenamiento y manejo de los residuos generados en su proceso.
Reportar oportunamente incidentes ambientales, derrames, fugas, emisiones, vertimientos o condiciones que puedan afectar el ambiente.
Participar en la identificación de aspectos ambientales y evaluación de impactos asociados a las actividades de su proceso.
Implementar y verificar el cumplimiento de los controles operacionales ambientales establecidos para las actividades bajo su responsabilidad.
Garantizar que el personal a cargo conozca y aplique las medidas ambientales relacionadas con sus actividades.
Facilitar la participación del personal en capacitaciones, campañas, simulacros y demás actividades de gestión ambiental.
Informar oportunamente cambios en procesos, equipos, instalaciones, sustancias o actividades que puedan generar nuevos aspectos o impactos ambientales.
Ejecutar y hacer seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora ambiental asignadas a su proceso y rendir cuentas sobre su cumplimiento.

Calidad

Cumplir y hacer cumplir la política, los procedimientos, instructivos, controles y demás disposiciones del Sistema de Gestión de Calidad aplicables a su proceso.
Asegurar que el personal a cargo conozca y cumpla los requisitos, procedimientos y controles necesarios para la adecuada ejecución de sus actividades.
Gestionar el cumplimiento de los requisitos del cliente y demás partes interesadas aplicables al proceso bajo su responsabilidad.
Participar en la identificación y tratamiento de riesgos y oportunidades que puedan afectar la conformidad de los productos, servicios o procesos.
Realizar seguimiento a los objetivos, indicadores, metas y resultados de calidad correspondientes a su proceso.
Verificar que la información documentada, registros y evidencias generadas en el proceso sean completas, actualizadas, legibles y controladas adecuadamente.
Identificar y reportar productos, servicios, procesos o resultados no conformes y gestionar las acciones requeridas para su control y corrección.
Participar en auditorías, análisis de causas y ejecución de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Promover la participación del personal a cargo en capacitaciones, actividades de mejora, gestión del conocimiento y demás actividades del Sistema de Gestión de Calidad.
Rendir cuentas sobre el desempeño del proceso y hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones y responsabilidades de calidad asignadas.

4. Consolidado editable de requisitos, habilidades, capacitaciones y EPPQuitar = deseleccionar del cargo · Agregar = seleccionar del catálogo o crear uno nuevo

Requisitos mentales / cognitivos

Atención sostenida

Concentración

Pensamiento analítico

Requisitos físicos

Sedestación prolongada

Destreza manual fina

Requisitos técnicos

Evaluación de desempeño y bienestar

Gestión de selección y contratación

Legislación laboral

Seguridad social y novedades de nómina

Gestión documental laboral

Habilidades blandas

Organización

Liderazgo

Comunicación asertiva

Empatía

Pensamiento analítico

Habilidades duras

Evaluación de desempeño y bienestar

Gestión de selección y contratación

Legislación laboral

Seguridad social y novedades de nómina

Gestión documental laboral

Capacitaciones requeridas en SST

Prevención de factores de riesgo biomecánicos

Prevención de factores de riesgo locativos

Prevención de factores de riesgo físicos

Inducción y reinducción SG-SST

Prevención del riesgo biomecánico y pausas activas

Inducción y reinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo

Identificación de peligros y gestión de riesgos

Preparación y respuesta ante emergencias

Prevención de factores de riesgo psicosocial

Prevención de la violencia y violencia basada en género

Prevención de accidentes de trabajo

Prevención de enfermedades laborales

Reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras

Prevención del acoso laboral

Promoción de estilos de vida y trabajo saludables

Gestión ambiental y manejo responsable de residuos

Capacitaciones para el desarrollo de funciones

Evaluación de desempeño, bienestar y clima organizacional

Actualización en legislación laboral y contratación

Gestión documental y confidencialidad de información laboral

EPP requeridos para el cargo

No requiere EPP específico registrado

Esta vista es consolidada. No muestra F1, F2, etc. Los cambios se sincronizan con la ficha maestra. Al agregar un requisito, habilidad o capacitación desde aquí se aplica al cargo completo.

5. Funciones / tareasSelección sugerida automáticamente según la función y el cargo. Puedes cambiarla manualmente con los botones.

1.

Frecuencia

Exposición

2.

Frecuencia

Exposición

3.

Frecuencia

Exposición

4.

Frecuencia

Exposición

5.

Frecuencia

Exposición

6.

Frecuencia

Exposición

7.

Frecuencia

Exposición

8.

Frecuencia

Exposición

9.

Frecuencia

Exposición

10.

Frecuencia

Exposición

11.

Frecuencia

Exposición

6. Peligros y controles — consolidado del cargo

Peligros asociados al cargo

Biomecánico · Movimiento repetitivo: Movimientos repetitivos de segmentos corporales.

Biomecánico · Postura — Prolongada: Postura sostenida por periodos prolongados.

Condiciones de seguridad · Locativo — Orden y aseo: Condiciones de orden y aseo.

Condiciones de seguridad · Públicos — Asaltos: Exposición a asaltos.

Fenómenos naturales · Precipitaciones — Lluvias: Lluvias intensas.

Fenómenos naturales · Sismo: Movimiento sísmico.

Fenómenos naturales · Terremoto: Evento sísmico de alta magnitud.

Psicosocial · Condiciones de la tarea — Carga mental: Exigencias cognitivas y de atención.

Psicosocial · Condiciones de la tarea — Demandas emocionales: Exigencias emocionales derivadas del trabajo.

Controles en la fuente

Retirar o reemplazar equipos, mobiliario o elementos defectuosos que puedan generar riesgo. Retirar o reemplazar herramientas, equipos o componentes defectuosos antes de intervenir.

Controles en el medioNo registra

Controles administrativosNo registra

Medidas en el trabajador

Cumplir los procedimientos de trabajo establecidos, aplicar las medidas de prevención definidas para la actividad y reportar oportunamente condiciones que puedan afectar su seguridad o la de otras personas.

Los peligros se muestran una sola vez aunque estén asociados a varias funciones.

7. Profesiograma — editable

Examen	Preocupacional	Periódico	Retiro	Cambio ocupación	Post incapacidad	Periodicidad
Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular						meses
Optometría						meses
Audiometría						meses

8. Medidas preventivas — consolidado por tipo de control

Fuente:

Medio:

Administrativas:

Trabajador:

Se consolidan sin duplicados. Los EPP se administran en el bloque de EPP para evitar repetir información.

9. Autoridad para

Facultades y decisiones autorizadas

Coordinar, distribuir y supervisar las actividades del personal a cargo, realizando seguimiento al cumplimiento de los planes de trabajo del proceso.
Solicitar, revisar y validar la documentación requerida para los procesos de selección, contratación, vinculación, novedades y retiro del personal.
Requerir a los diferentes procesos el cumplimiento de las políticas, procedimientos y requisitos relacionados con la Gestión Humana.
Proponer e implementar mejoras en los procesos, procedimientos, formatos e indicadores del área de Gestión Humana, previa aprobación cuando corresponda.
Recomendar a la Gerencia acciones relacionadas con selección, capacitación, bienestar, desarrollo, desempeno, medidas disciplinarias y demás decisiones asociadas a la administración del talento humano, dentro de las comp
Suspender temporalmente una actividad cuando identifique una condición de riesgo inminente para la seguridad y salud de las personas e informar de inmediato al responsable correspondiente.
Solicitar controles, recursos, apoyo o correcciones de SST cuando identifique peligros, condiciones inseguras o deficiencias en los controles establecidos.

10. Rendición de cuentas — matriz editable

Información / compromiso	Frecuencia	Rinde cuentas a	Medio
Responder por la correcta administración de los procesos de Gestión Humana y el cumplimiento de la legislación laboral vigente.
Rendir cuentas sobre el cumplimiento de los indicadores, planes, programas y proyectos asignados al proceso de Gestión Humana.
Informar oportunamente a la Gerencia sobre novedades laborales, riesgos, necesidades del personal y oportunidades de mejora relacionadas con el talento humano.
Responder por la administración, actualización y confidencialidad de la información y documentación del personal.
Rendir cuentas sobre la gestión del personal a cargo, el cumplimiento de los objetivos del proceso y la adecuada administración de los recursos asignados.
Reportar y rendir cuentas sobre peligros, condiciones inseguras, incidentes, accidentes y novedades de SST identificadas en las actividades del proceso de Gestión Humana.
Rendir cuentas sobre el cumplimiento de controles de SST, participación en actividades preventivas y seguimiento a compromisos derivados de inspecciones, capacitaciones, investigaciones o acciones de mejora.

11. Párrafo antes de firmas / constancia

Texto de constancia de divulgación y conocimiento

12. Firmas y responsables

Puedes incluir o quitar firmantes por rol. La firma digital puede autorizarse de forma independiente desde los permisos del enlace externo. Si marcas Replicar en todos los manuales, esa firma se usará para el mismo rol en los manuales actuales y futuros de esta razón social.

Elaboró

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Revisó

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobó / Representante legal

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Aprobación jefe inmediato

Incluir

Nombres y apellidos

Cargo

Sin firma digital registrada

Replicar en todos los manuales

Estado firma: PENDIENTE

Trabajador

En el PDF aparecerán Nombre, Cédula y Fecha. Si no hay trabajador asignado, estos espacios quedarán en blanco para diligenciar a mano.

Firma digital

Agregar

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